cégjegyzékszáma: 01-09-469396
székhelye: 1092 Budapest, Ráday utca 9. I/1.
képviseletre jogosult adatai: Kovács László (ügyvezető)
3. A SZABÁLYZAT HATÁLYA ÉS CÉLJA
A Szabályzat tárgyi hatálya kiterjed a Tax-System Kft. által folytatott mindennemű – személyes adatot érintő – adatkezelésre, illetve adatfeldolgozásra.
A Szabályzat személyi hatálya kiterjed a Társaság valamennyi adatkezelést, végző munkavállalójára, továbbá a Társasággal szerződéses jogviszonyban álló InforMix Média Kft-re és Euro Toll 2005 Kft-re a velük érvényben lévő szerződésben rögzített mértékben.
Álláskeresők adatainak kezelése
A Szabályzat célja, hogy:
– meghatározza a Táraság által kezelt álláskeresőkkel kapcsolatban keletkezett, személyes adatokat tartalmazó elektronikus dokumentumok, és iratok kezelésének rendjét,
– biztosítsa az adatvédelem, az adatbiztonság Rendeletben foglalt követelményeinek érvényesülését,
– megakadályozza személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan nyilvánosságra hozatalát vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést.
Munkavállalók adatainak kezelése
A Szabályzat célja, hogy:
– meghatározza a Táraság által alkalmazott munkavállalókkal kapcsolatban keletkezett, személyes adatokat tartalmazó elektronikus dokumentumok, és iratok kezelésének rendjét,
– biztosítsa az adatvédelemnek, adatbiztonságnak a Rendeletben foglalt követelményeinek érvényesülését,
– megakadályozza személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan nyilvánosságra hozatalát vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést.
A jelen Szabályzat jelen formájában 2018. május 25. napján lép hatályba.
érintett: bármely meghatározott, személyes adat alapján azonosított vagy – közvetlenül vagy közvetve – azonosítható természetes személy
személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;
adatkezelés: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés, továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;
az adatkezelés korlátozása: a tárolt személyes adatok megjelölése jövőbeli kezelésük korlátozása céljából;
álnevesítés: a személyes adatok olyan módon történő kezelése, amelynek következtében további információk felhasználása nélkül többé már nem állapítható meg, hogy a személyes adat mely konkrét természetes személyre vonatkozik, feltéve hogy az ilyen további információt külön tárolják, és technikai és szervezési intézkedések megtételével biztosított, valamint hogy azonosított vagy azonosítható természetes személyekhez ezt a személyes adatot nem lehet kapcsolni;
nyilvántartási rendszer: a személyes adatok bármely módon – centralizált, decentralizált vagy funkcionális vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető;
adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja;
adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel;
címzett: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel, vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e;
harmadik fél: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak;
az érintett hozzájárulása: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez;
adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi;
genetikai adat: egy természetes személy örökölt vagy szerzett genetikai jellemzőire vonatkozó minden olyan személyes adat, amely az adott személy fiziológiájára vagy egészségi állapotára vonatkozó egyedi információt hordoz, és amely elsősorban az említett természetes személyből vett biológiai minta elemzéséből ered;
biometrikus adat: egy természetes személy testi, fiziológiai vagy viselkedési jellemzőire vonatkozó minden olyan sajátos technikai eljárásokkal nyert személyes adat, amely lehetővé teszi vagy megerősíti a természetes személy egyedi azonosítását, ilyen például az arckép vagy a daktiloszkópiai adat;
egészségügyi adat:egy természetes személy testi vagy pszichikai egészségi állapotára vonatkozó személyes adat, ideértve a természetes személy számára nyújtott egészségügyi szolgáltatásokra vonatkozó olyan adatot is, amely információt hordoz a természetes személy egészségi állapotáról;
képviselő: az az Unióban tevékenységi hellyel, illetve lakóhellyel rendelkező és az adatkezelő vagy adatfeldolgozó által írásban megjelölt természetes vagy jogi személy, aki, illetve amely az adatkezelőt vagy adatfeldolgozót képviseli az adatkezelőre vagy adatfeldolgozóra az e rendelet értelmében háruló kötelezettségek vonatkozásában;
felügyeleti hatóság:egy tagállam által létrehozott független közhatalmi szerv;
érintett felügyeleti hatóság: az a felügyeleti hatóság, amelyet a személyes adatok kezelése a következő okok valamelyike alapján érint: a) az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó az említett felügyeleti hatóság tagállamának területén rendelkezik tevékenységi hellyel; b) az adatkezelés jelentős mértékben érinti vagy valószínűsíthetően jelentős mértékben érinti a felügyeleti hatóság tagállamában lakóhellyel rendelkező érintetteket; vagy c) panaszt nyújtottak be az említett felügyeleti hatósághoz;
Álláskereső adatainak kezelése
A Társaság álláskeresővel kapcsolatban nem kezel különleges adatokat (Rendelet 9. cikk).
Az érintett önkéntes hozzájárulásán alapuló adatkezelés
Álláskereső személyes adatait Társaság kizárólag az Álláskereső előzetes tájékoztatásával és hozzájárulásával kezeli Rendelet 6 cikk (1) bekezdés a) pont rendelkezése alapján.
Munkaerő kölcsönzés keretében alkalmazott Munkavállalók adatainak kezelése
Az érintett önkéntes hozzájárulásán alapuló adatkezelés:
Minden esetben, ahol a Munkavállaló önkéntes hozzájárulása, a munkaviszonyból származó alá – fölérendeltségi viszony ellenére, értelmezhető, Munkáltató a Munkavállaló személyes adatait kizárólag a Munkavállaló előzetes tájékoztatásával és hozzájárulásával kezeli Rendelet 6 cikk (1) bekezdés a) pontja alapján.
A Társaság a munkavállalóval kapcsolatban nem kezel különleges adatokat (Rendelet 9. cikk).
Jogi kötelezettség miatti adatkezelés a következő törvények vonatkozó joghelyei alapján történik
Telefonszám, E-mail cím kezelése
Bejelentési kötelezettség a munkaviszonnyal kapcsolatban
1. számú melléklet
3. pont
Adatszolgáltatási kötelezettség az egészségbiztosítással kapcsolatban
79. § (2)
Szolgálati idő igazolása
43. §
Iratok megőrzése
4. §
Adatszolgáltatás adóhatóság részére
41. § [Külföldi illetőségű természetes személyek bejelentése]
92. § [Adatszolgáltatás adókedvezményre jogosító igazolásokról]
Adatszolgáltatás kölcsönbevevő Partnerek részére
Közvetlen bírósági letiltás
25. §
Adatszolgáltatás Munkaügyi Központ részére
Személyes adat kizárólag meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében kezelhető. Az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie az adatkezelés céljának, az adatok felvételének és kezelésének tisztességesnek, jogszerűnek és átláthatónak kell lennie.
Csak olyan személyes adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas. A személyes adat csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig kezelhető.
A Társaság az adatkezelést 1092 Budapest, Ráday utca 9. I/1. számú székhelyén végzi. A Társaság biztosítja az érintett által rendelkezésre bocsátott személyes adatok jelenben és jövőben való bizalmas kezelését a hatályos nemzeti és európai jogszabályi rendelkezésekkel összhangban.
7. ADATKEZELÉSEK, ADATKEZELÉSEKHEZ KAPCSOLÓDÓ HATÁRIDŐK
Álláskeresők adatainak kezelése
A Társaság által kezelt adatok az érintett által rendelkezésre bocsátott adatokból (az érintett CV-je és motivációs levele, és az érintett által telefonon és e-mailen keresztül megadott személyes adatok) állnak össze. Az érintett személyes adatai, az érintett által betölteni kívánt pozícióhoz fűződő kiválasztási folyamatok során kerülnek felhasználásra.
Az érintettek személyes adatait a Tax-System Kft. Ügyvezetője kezeli.
Pozíció interjú, Riport
A Társaság Ügyvezetője a kiválasztott érintettekkel személyesen lefolytatott interjúk során a pozíció szempontjából releváns információkat rögzítenek, az érintett önkéntes hozzájárulása alapján. Az interjú és ez érintett CV-alapján riport kerül elkészítésre.
Megosztás harmadik féllel
Az érintett személyes adatainak megosztása a Társaság megbízójával, minden esetben az érintett külön önkéntes hozzájárulása alapján történik.
Az adatok kezelésének határideje:
Az érintett személyes adatait tartalmazó dokumentumokat a Társaság törli, illetve megsemmisíti, ha az érintett a meghirdetett pozícióval kapcsolatban elutasításra kerül. Ha az érintett a meghirdetett pozíciót betölti, akkor a Társaságnál létrehozott személyi mappájában a dokumentumok lefűzésre kerülnek. Az érintett személyi mappája a megbízónál létesített munkaviszony fennállásáig kerül megőrzésre, az érintett munkaviszonyának megszűnésekor a Társaság az érintett személyi mappáját megsemmisíti.
Munkaerő kölcsönzés keretében alkalmazott Munkavállalók adatainak kezelése
Kölcsönbeadó munkáltató Tax-System Kft.
Kölcsönbevevő munkáltató: Partnercégek
Munkaviszony létesítését megelőzően kezelt személyes adatok:
Önéletrajz (CV)
A jelentkező által a Tax-System Kft. részére továbbított CV-t, amennyiben az abban foglaltak alapján az érintett a meghirdetett pozíciót betöltheti, valamint Tax-System Kft-nél az érintettel lefolytatott személyes interjú sikeresen zárul, a Társaság az érintett önkéntes hozzájárulása alapján Partnercégek részére elektronikus formában továbbítja.
Partnercégek az érintett önéletrajzát az érintett munkaviszonyának létesítését követően azonnal törlik.
A jelentkező Tax-System Kft. által kezelt önéletrajza, ha az érintett az adott munkakör betöltésére kiválasztásra kerül, a jelentkező munkaviszonyának fennállásáig kerül megőrzésre. Érintett munkaviszonyának megszűnésekor Társaság az érintett önéletrajzát megsemmisíti.
Az érintett önéletrajza a Társaság 1092 Budapest, Ráday utca 9. I/1. számú székhelyén kerül megőrzésre, azt a Társaság Ügyvezetője kezeli.
Személyi Adatlap
A Partnercégek által kiválasztott jelentkezők részére, elektronikus dokumentum formájában, személyi adatlap kerül továbbításra. Az érintett a személyes adatlapot kitölti és a munkaviszony létesítését megelőző személyes megbeszélést megelőzően, elektronikus formában átadja a Tax-System Kft. részére. A személyi adatlapon szereplő személyes adatokat a Társaság az érintett által bemutatott személyes adatokat tartalmazó hivatalos iratok segítségével ellenőrzi.
A személyi adatlapot Társaság a munkaviszony megszűnését követően azonnal törli.
Előző munkahelyről hozott igazolások a munkaviszony létesítéséhez
Igazolások
Munkaviszony létesítésekor a jogszabályon alapuló adatszolgáltatás teljesítéséhez kerülnek felhasználásra az igazolásokban szereplő adatok.
Az igazolásokban szereplő adatok feldolgozását követően az igazolások visszaszolgáltatásra kerülnek a Munkavállaló részére.
TB kiskönyv
Jogszabályban rögzített kötelezettsége szerint a Társaság az érintett TB kiskönyvét a jogszabályi előírások alapján vezeti. Munkaviszony megszűnésekor a TB kiskönyvet a Társaság visszaszolgáltatja a Munkavállalónak.
Amennyiben a munkavállaló a dokumentumokat nem adja le a Társaság részére, akkor a Társaság a munkavállalót írásban szólítja fel a dokumentumok pótlására.
Jogi kötelezettség alapján történő adatkezelés a jelen Szabályzat 6. pontjában felsorolt jogszabályi rendelkezések alapján
Munkáltató az érintetett a munkavégzés kezdete előtt köteles az adóhatóság elektronikus rendszerébe bejelenteni.
A munkaviszony bejelentéshez szükséges adatok:
Név,
Születési név,
Születési hely,
Születési idő,
Anyja neve,
Adóazonosító jel,
TAJ szám,
Képzettséget igazoló okirat száma;
Az egészségbiztosítási ellátások igénybevételéhez az Országos Egészségbiztosítási Pénztár – továbbiakban OEP – számára szükséges:
Munkavállaló lakcíme;
Adatszolgáltatási kötelezettség a nyugdíjbiztosítással kapcsolatban
Szolgálati idő igazolása
Adatszolgáltatás adóhatóság részére
Adatszolgáltatás adókedvezményre jogosító igazolásokról
Közvetlen bírósági letiltás esetén a Társaság a következő adatokat szolgáltatja a végrehajtó részére
Név,
Ügyszám
Munkaszerződés, bérek és egyéb járandóságok elszámolása
Az érintett munkaviszonyával kapcsolatos, személyes adatokat tartalmazó, iratok – munkaszerződés, a munkaszerződések módosításai bérszámfejtéssel kapcsolatos iratok kezelése.
Munkavállaló bejelentésével bérszámfejtésével kapcsolatos dokumentumok – a Tax-System Kft az 1995. évi LXVI. 4. § rendelkezése alapján a munkavállaló nyugdíjba vonulásáig őrzi.
A munkavállalói, személyes adatait tartalmazó iratokat a Tax-System Kft. zárt iratszekrényekben tárolja, biztosítja azok megóvását, valamint azt, hogy illetéktelen személyek az iratokhoz ne férhessenek hozzá.
A Tax-System Kft-nél tárolt munkavállalói iratokat az Ügyvezető valamint az Irodavezető kezeli.
Tájékoztatók, munkaköri leírások:
A munkaviszony létesítésekor a munkavállalók részére átadott tájékoztatókat, munkaköri leírásokat az Ügyvezető kezeli.
Munkáltató ezeket a személyes adatokat tartalmazó elektronikus dokumentumokat a munkaviszony megszűnéségi őrzi meg.
Az érintett elérhetőségei:
A Munkáltató az Mt. által előírt tájékoztatási kötelezettségének biztosításához, valamint ahhoz, hogy a Munkavállaló Mt. által előírt, rendelkezésre állásával kapcsolatban a Munkáltató kapcsolatba léphessen az érintettel, a következő személyes adatok szükségesek:
A Tax-System Kft-nél tárolt munkavállalókhoz kapcsolódó telefonszámokat, e-mail címeket az Ügyvezető kezeli. Társaság ezeket a személyes adatokat külön dokumentumban nem rögzíti, ezeket az adatokat a Társaság székhelyén tárolt önéletrajzok tartalmazzák. Tax-System Kft. ezeket a személyes adatokat tartalmazó Önéletrajzokat a munkaviszony megszűnését követően jelen Szabályzat 14. pontja alapján semmisíti meg.
A munkakör betöltéséhez szükséges egészségügyi alkalmassági vizsgálat során rögzített személyes adatok
A munkavállalók egészségügyi adatai különleges adatnak minősülnek (Rendelet 9. cikk). Különleges adathoz a munkáltató a munkavállaló hozzájárulása alapján férhet hozzá (Rendelet 9. cikk (2) bekezdés a) pont).
A munkavállalók egészségügyi adataihoz kizárólag az üzemorvos fér hozzá.
A munkavállalókkal kapcsolatban az üzemorvos az érintett munkavállaló alkalmassági vizsgálatának eredményét továbbíthatja a Munkáltató részére, amelyben közli, hogy a Munkavállaló az adott munkakör betöltésére alkalmas, nem alkalmas, vagy korlátozással alkalmas.
A munkavállalóval kapcsolatos munkaköri alkalmassági vizsgálat eredményét – a Társaság harmadik fél részére nem továbbítja, azokat kizárólag munkavédelmi hatósági ellenőrzés esetén köteles bemutatni az ellenőrző hatóság részére.
Munkaviszony megszűnését követően az eredményt tartalmazó iratokat a Tax-System Kft. jelen Szabályzat 14. pontja alapján semmisíti meg.
Közvetlen bírósági letiltás
A letiltó végzés alapján a Munkáltató az adós (Munkavállaló) munkabéréből a végzésben feltüntetett összeget levonja és – ha a végzés kézbesítésétől számított 45 napon belül a bíróságtól nem kap értesítést – a levont és visszatartott összeget kifizeti a végrehajtást kérőnek.
A kifizetéssel kapcsolatos iratokat és elektronikus dokumentumokat a Társaság Munkaviszony megszűnését követő öt plusz egy évig, esetleges jogvita esetén a bírósági határozat jogerőre emelkedéséig tárolja.
Munkaviszony megszűnésekor kiállított iratok
Jognyilatkozat a munkaviszony megszűnéséről
Munkaviszonyt az Mt. alapján kizárólag írásban lehet megszűntetni. A Társaság a munkaviszony megszűnését követő három évig, estleges jogvita esetén a bírósági határozat jogerőre emelkedéséig, őrzi meg a jognyilatkozatot.
Munkaviszony megszűnésekor kiállított dokumentumok
Levéltári tv. 4. §-a alapján a munkavállaló nyugdíjba vonulásáig tárolja a Társaság.
Az érintett önkéntes hozzájárulásán alapuló adatkezelés
Bankszámlaszám
Munkavállaló munkabérének banki átutalással történő kifizetéséhez, a Társaság által bérszámfejtéssel megbízott, Euro-Toll 2005 Kft. tartja nyilván és kezeli munkavállaló bankszámlaszámát.
Munkavállaló bankszámlaszáma munkavállaló munkaviszonyának megszűnését követően törlésre kerül.
OTP Bank Zrt. részére történő adattovábbítás SZÉP Kártya igénybevételéhez
Munkavállaló neve, lakcíme, adószáma SZÉP kártya igénylése esetén OTP Bank Zrt. részére továbbításra kerül. SZÉP kártya kiállítását követően az igényléshez kapcsolódó elektronikus levelezést a Társaság törli.
Munkáltatói igazolás kiállítása
Nyomtatványból a Társaság másolatot nem őriz meg.
Önkormányzati lakásigény nyomtatvány kitöltése
Nyomtatványból a Társaság másolatot nem őriz meg.
Adattovábbítás kölcsönbevevő részére
Elektronikus formátumban a kölcsönbevevő részére, a foglalkoztatás létesítéséhez a következő adatokat továbbítja:
Név,
Születési név,
Születési hely,
Születési idő,
Adóazonosító jel,
TAJ szám,
Feor szám,
Napi bejelentett munkaidő,
Lakcím,
Foglalkoztatás kezdete
Név,
Születési név,
Születési hely,
Születési idő,
Adóazonosító jel,
TAJ szám,
Feor szám,
Napi bejelentett munkaidő,
Lakcím,
Foglalkoztatás vége
Kölcsönbevevő az adatokat kizárólag elektronikus formában tárolja, a foglakoztatás végét követően megsemmisíti.
Adattovábbítás a kölcsönbe vevő részéről a Társaság részére.
Munkabérek és egyéb járandóságok kifizetése
Partnercég legkésőbb a tárgyhónapot követő hónap ötödik napjáig e-mail-en keresztül megküldi a Társaság részére a kölcsönzött munkavállalók rendes és rendkívüli munkaidejére, távollétére, pihenőidejére vonatkozó nyilvántartásokat. Egyúttal közli mindazokat az adatokat, amelyek a munkabér kifizetéséhez, valamint a munkaviszonnyal összefüggő, a munkáltatót terhelő bevallási, adatszolgáltatási, fizetési kötelezettség teljesítéséhez szükséges.
A kölcsönvevő az utolsó munkában töltött napot követő három munkanapon belül köteles a szükséges adatokat a kölcsönbeadóval közölni, ha a munkaviszony a hónap közben szűnik meg.
A kikölcsönzött munkavállaló béren kívüli juttatásának kifizetéséhez a Partnercég az érintett béren kívüli juttatásának aktuális havi összegét megküldi a Társaság részére.
Alkalmi munkavégzésre vonatkozó adatkezelés
A Társaság az EFO törvény rendelkezéseit betartva az érintettel alkalmi munkára irányuló munkaviszonyt létesíthet.
A Társaság a bejelentési kötelezettségét elektronikus azonosítását követő elektronikus kapcsolattartás útján, vagy országos telefonos ügyfélszolgálaton keresztül telefonon teljesíti.
A Társaság az illetékes elsőfokú állami adóhatóságnak a munkavégzés megkezdése előtti bejelentését az alábbi adatok közlésével teljesíti:
Ha a munkavállaló a szociális biztonsági rendszerek koordinálásáról és annak végrehajtásáról szóló uniós rendeletek, vagy a Magyarország által kötött kétoldalú szociálpolitikai, szociális biztonsági egyezmény alapján másik tagállamban, illetve az egyezményben részes másik államban biztosított, és ezt a munkáltató előtt igazolta, az egyszerűsített foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítésekor ezen körülményt az illetékes állami adóhatóságnak a munkáltató az egyszerűsített foglalkoztatás bejelentésével egyidejűleg bejelenti.
Adatfeldolgozó
A Társasággal munkaviszonyban álló munkavállalók munkabérének, járandóságának elszámolását, az ezzel összefüggő könyvelési tevékenységet a Euro Toll 2005 Kf – továbbiakban Adatfeldolgozó – látja el. Tax-System Kft. a munkavállaló személyi adatlapját és munkaszerződését az Adatfeldolgozó részre elektronikus formában továbbítja. Adatfeldolgozó a munkavállalók személyes adatainak feldolgozását követően a személyi adatlapot és munkaszerződést törli. Adatfeldolgozó harmadik fél részére személyes adatot jogi kötelezettségen alapuló kötelező adatkezelés esetén, illetve az érintett önkéntes hozzájárulása alapján, kifejezett írásbeli kérése alapján továbbít.
Munkavállalókkal kapcsolatban létrehozott, személyes adatokat tartalmazó, összes papír alapú dokumentumot az Adatfeldolgozó minden évben visszajuttatja az Tax-System Kft. részére. A Társaság a munkavállalókhoz fűződő, személyes adatokat tartalmazó dokumentumokat, az 1995. évi LXVI. 4. §-a alapján a munkavállaló nyugdíjba vonulásáig őrzi.
A munkavállalói, személyes adatokat tartalmazó, iratokat Tax-System Kft. zárt iratszekrényekben tárolja, biztosítja azok megóvását, valamint azt, hogy illetéktelen személyek az iratokhoz ne férhessenek hozzá. A tárolt munkavállalói iratokat az Ügyvezető kezeli.
A Társaság a megőrzési határidő lejáratakor a személyes adatokat tartalmazó elektronikus dokumentumokat törli, az iratokat jelen Szabályzat 14. pontja alapján semmisíti meg.
Tax-System Kft.. taxsystem.hu oldalon cookie-kat nem használ.
Az érintettet az adatkezelés megkezdése előtt egyértelműen és részletesen tájékoztatni kell az adatai kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is.
Fenti rendelkezéseket az Adatkezelési Tájékoztató tartalmazza. Az Adatkezelési Tájékoztatót Tax-System Kft. munkaviszony kezdetekor, illetve jelen szabályzat hatályba lépése napján minden Munkavállaló részére átadja.
Az érintett kérelmére a Tax-System Kft. tájékoztatást ad az érintett általa kezelt adatairól, azok forrásáról, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az adatfeldolgozó nevéről, címéről és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, továbbá – az érintett személyes adatainak továbbítása esetén – az adattovábbítás jogalapjáról és címzettjéről.
Az adatkezelő köteles a kérelem benyújtásától számított legrövidebb idő alatt, legfeljebb azonban 30 napon belül írásban, elektronikus formában e-mail-en keresztül, közérthető formában megadni a tájékoztatást. A tájékoztatás ingyenes.
A tájékoztatás megtagadása esetén az adatkezelő írásban közli az érintettel, hogy a felvilágosítás megtagadására a Törvény mely rendelkezése alapján került sor. A felvilágosítás megtagadása esetén az adatkezelő tájékoztatja az érintettet a bírósági jogorvoslat, továbbá a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (a továbbiakban: Hatóság) fordulás lehetőségéről. Az elutasított kérelmekről az adatkezelő a Hatóságot évente a tárgyévet követő év január 31-éig értesíti.
Ha az adatkezelő által kezelt személyes adat a valóságnak nem felel meg és a valóságnak megfelelő személyes adat az adatkezelő rendelkezésére áll, a személyes adatot az adatkezelő helyesbíti.
A személyes adatot törölni kell, ha
a) kezelése jogellenes;
b) az érintett – a jogszabályban elrendelt adatkezelések kivételével – kéri;
c) az adat hiányos vagy téves – és ez az állapot jogszerűen nem orvosolható -, feltéve, hogy a törlést törvény nem zárja ki;
d) az adatkezelés célja megszűnt, vagy az adatok tárolásának törvényben meghatározott határideje lejárt;
e) azt a bíróság vagy a Hatóság elrendelte.
Ha az adatkezelő az érintett helyesbítés vagy törlés iránti kérelmét nem teljesíti, a kérelem kézhezvételét követő 30 napon belül írásban közli a helyesbítés vagy törlés iránti kérelem elutasításának ténybeli és jogi indokait. A helyesbítés vagy törlés iránti kérelem elutasítása esetén az adatkezelő tájékoztatja az érintettet a bírósági jogorvoslat, továbbá a Hatósághoz fordulás lehetőségéről.
10.3 Hozzáférés
Az érintett jogosult hozzáférni az összes személyes adathoz, amit az adatkezelő vele kapcsolatban nyilvántart.
10.4 Adathordozhatóság
Az adatkezelő köteles, az érintett által megadott személyes adatokat – széles körben használt, géppel olvasható formátumban – az érintett részére kiadni, ha azt az érintett kéri.
10.5 Tiltakozás
Az érintett személyes adatának kezelését kifogásolhatja, és az adatkezelés megszüntetését, illetve a kezelt adat törlését kérheti.
Ha az adatkezelő az érintett tiltakozás iránti kérelmét nem teljesíti, a kérelem kézhezvételét követő 30 napon belül írásban közli a helyesbítés vagy törlés iránti kérelem elutasításának ténybeli és jogi indokait. A tiltakozás iránti kérelem elutasítása esetén az adatkezelő tájékoztatja az érintettet a bírósági jogorvoslat, továbbá a Hatósághoz fordulás lehetőségéről.
10.6 Adatkezelés korlátozása
Az érintett kérheti személyes adatainak korlátozását, az adatkezelő ebben az esetben azonosító jelzéssel látja el az adatokat, további adat kezelésének végleges vagy meghatározott időre történő korlátozása céljából.
Ha az adatkezelő az érintett az adatkezelés korlátozása iránti kérelmét nem teljesíti, a kérelem kézhezvételét követő 30 napon belül írásban közli a helyesbítés vagy törlés iránti kérelem elutasításának ténybeli és jogi indokait. Az adatkezelés korlátozása iránti kérelem elutasítása esetén az adatkezelő tájékoztatja az érintettet a bírósági jogorvoslat, továbbá a Hatósághoz fordulás lehetőségéről.
A Társaságszemélyes adatokra vonatkozó adatkezeléseiről, az érintettek tájékozódásának elősegítése érdekében a nyilvántartást (a továbbiakban: adatvédelmi nyilvántartás) vezet, amely tartalmazza
a) az adatkezelés célját,
b) az adatkezelés jogalapját,
c) az érintettek körét,
d) az érintettekre vonatkozó adatok leírását,
e) az adatok forrását,
f) az adatok kezelésének időtartamát,
g) a továbbított adatok fajtáját, címzettjét és a továbbítás jogalapját, ideértve a harmadik országokba irányuló adattovábbításokat is,
h) az adatkezelő, valamint az adatfeldolgozó nevét és címét, a tényleges adatkezelés, illetve az adatfeldolgozás helyét és az adatfeldolgozónak az adatkezeléssel összefüggő tevékenységét,
i) az alkalmazott adatfeldolgozási technológia jellegét.
A Társaság nyilvántartást vezet az előforduló adatvédelmi incidensekről.
A nyilvántartás tartalmazza az incidenssel érintett személyes adatok körét, az adatvédelmi incidenssel érintettek körét és számát, az adatvédelmi incidens időpontját, körülményeit, hatásait és az elhárítására megtett intézkedéseket.
Az érintett kérésére a Társaság a nyilvántartás alapján az érintett részére az erre irányuló igény kézhezvételétől számított 30 napon belül tájékoztatást ad.
Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, akkor a Társaság indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb 72 órán belül világosan és közérthetően tájékoztatja az érintettet és a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságot az adatvédelmi incidensről.
Társaság az érintettet és a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságot abban az esetben nem tájékoztatja, ha a következő feltételek bármelyike teljesül:
a) a Társaság végrehajtotta a megfelelő technikai és szervezési védelmi intézkedéseket, és ezeket az intézkedéseket az adatvédelmi incidens által érintett adatok tekintetében alkalmazta, különösen azokat az intézkedéseket – mint például a titkosítás alkalmazása –, amelyek a személyes adatokhoz való hozzáférésre fel nem jogosított személyek számára értelmezhetetlenné teszik az adatokat;
b) a Társaság az adatvédelmi incidenst követően olyan további intézkedéseket tett, amelyek biztosítják, hogy az érintett jogaira és szabadságaira jelentett magas kockázat a továbbiakban valószínűsíthetően nem valósul meg;
c) a tájékoztatás aránytalan erőfeszítést tenne szükségessé. Ebben az esetben az érintettet a Társaság nyilvánosan közzétett információ útján tájékoztatja a megtett intézkedésről.
Védelmi alapelvek
Az adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés ellen.
Társaság kizárólag olyan szoftvereket és online megoldásokat használ, amelyek a Rendelet által megfogalmazott előírásoknak maradéktalanul megfelelnek.
A Társaság által biztosított számítógépet, illetve a számítógépen futó szoftvereket a munkavállalók kötelesek jelszóval védeni.
A jelszó minden esetben:
Tax-System Kft. a Társaság által biztosított számítógépeket tűzfallal és vírusirtó programmal védi. Társaság biztosítja a tűzfal és a vírusirtó folyamatos frissítését.
A Társaság tiltja az általa biztosított számítógépen a felhasználók személyes adatainak tárolását.
A Társaság által biztosított e-mail-en keresztül a felhasználó magáncélú levelezést nem folytathat.
A Tax-System Kft., adatfeldolgozó részére, személyes adatokat tartalmazó elektronikus dokumentumokat kizárólag jelszóval védett, tömörített fájlban továbbít.
Tűz- és vagyonvédelem: a személyes adatokat tartalmazó iratokat, nyilvántartást, illetve bármely más eszközt jól zárható, száraz, tűzvédelmi és vagyonvédelmi riasztó berendezéssel ellátott helyiségben kell elhelyezni.
Hozzáférés-védelem: a személyes adatokhoz kizárólag a Társaság alkalmazásában álló, illetve a társaság által megbízott személy férhet hozzá, amennyiben a hozzáférés a munkakörének ellátásához, illetve a megbízatásának teljesítéséhez szükséges
Humán kockázat: a humán kockázat ellen oktatással és jogi eszközökkel kell védekezni. A humán kockázat csökkentése érdekében a Tax-System Kft. a munkavállalókat megismerteti a jelen Szabályzat tartalmával, valamint a munkavállalókat a Társaság a fokozott adatvédelmi kötelezettségekről folyamatosan tájékoztatja.
A személyes adatokat tartalmazó papíralapú hulladék megsemmisítése: A Munkavállalók személyes adatit tartalmazó iratokat a Tax-System Kft., ha az iratokhoz kapcsolódó adatkezelés határideje lejárt, vagy az irat hibás, pontatlan személyes adatokat tartalmaz fizikailag megsemmisíti. Fizikai megsemmisítését iratmegsemmisítő használatával hajtja végre. Az iratmegsemmisítésről jegyzőkönyvet készít ami tartalmazza:
Az érintett nevét:
Az irat megnevezését:
A megsemmisítés időpontját.
Név: Tax-System Kft.
Székhely: 1092 Budapest, Ráday utca 9. I/1.
Cégjegyzékszám: 01-09-469396,
Adószám: 12142703-2-43
Telefon: 06-1-217-2061
Fax: 06-1-215-2317
E-mail: info@taxsystem.hu
cégjegyzékszáma: 01-09-469396